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本文主要讨论组织内部用户违反保密规定通过邮件泄密的场景。其他场景导致邮箱泄密的问题（如账号被盗、邮件系统存在安全漏洞等）不在本文的讨论范围。本文主要从邮件系架构设计、邮件数据防泄漏系统、建立健全规章制度、安全意识培训等方面分别探讨。
1. 邮件系统架构设计
对于保密要求极高的组织单位，如政府机密部门、金融机构核心部门以及企业研发关键领域，务必从物理层面严格隔离保密区域与非保密区域，确保信息安全。在邮件系统配置上，应采取分区部署策略，即保密区和非保密区分别部署两套独立的邮件系统。这两套系统之间需设立严格的数据隔离机制，禁止任何形式的数据交互，以防止信息泄露。保密邮件系统应仅限于保密用户内部使用，确保敏感信息的传递和处理均在高度受控的环境下进行；而非保密邮件系统则可用于与外部用户的正常通信，满足日常工作交流需求。通过这样的部署方式，可以大大提高组织的信息安全水平，有效防范潜在的信息泄露风险。
内外网隔离架构
2. 邮件数据防泄漏系统
针对组织与外部单位有业务往来，但又要防止数据通过邮件泄露的场景，则需要通过邮件数据防泄漏系统（EDLP）进行防护。这样的系统可以由邮件系统提供，也可以是独立的软件系统或硬件设备。
邮件数据防泄漏系统的工作过程
邮件数据防泄漏系统提供的功能包括（但不限于）：
- 关键字检测
- 正则表达式检测
- 数据标识符检测
- 非结构化数据指纹检测
- 自定义审批流程
- 检测模型训练
- 邮件审批
- 安全预警
- …
3. 建立健全管理制度
组织在制度层面上规范邮件管理以防止泄密，可以从以下几个方面着手设计和实施一套全面的邮件安全管理制度：
3.1 邮件安全政策与准则
制定详细的邮件使用政策，明确规定邮件中不得传递敏感信息、商业秘密、个人隐私等内容，并明确违规使用的后果。设定敏感信息分类标准，明确各类信息的处理和传输规则。
3.2 用户账户管理
规范员工邮件账户申请、注册和注销流程，每个账户需实名制且仅限本人使用。强制执行定期更改密码的规定，并要求使用复杂度较高的密码或多重身份验证。
3.3 权限控制
根据职位和工作需要分配不同级别的邮件访问和操作权限，避免无关人员接触敏感信息。对涉及重要决策、财务信息或其他敏感事务的邮件发送实行审批制度。
3.4 加密与安全传输
要求在发送敏感信息时必须使用加密邮件服务，确保邮件在传输过程中不会被窃取或篡改。配置邮件服务器支持安全的邮件传输协议（如SMTPS、STARTTLS）。
3.5 邮件转发与复制限制
通过技术手段限制邮件的无授权转发、复制、打印或下载，尤其针对含有机密信息的邮件。
3.6 离职与转岗管理
在员工离职或岗位变更时，立即取消或转移其对企业邮件系统的访问权限。
3.7 应急响应与事件处理
建立邮件安全事件应急响应预案，包括发现泄密事件后的报告、调查和补救措施。
通过以上制度建设和执行，企业能够从制度层面对邮件的使用进行全面、严格的管理，大大降低因人为疏忽或恶意行为导致的邮件泄密风险。同时，配合相应的技术手段，形成制度与技术双重保障，确保企业邮件信息安全。
4. 安全意识培训
组织定期的信息安全培训课程，提升员工的邮件安全意识，让他们了解如何识别钓鱼邮件、垃圾邮件和恶意软件，以及如何正确处理敏感信息。
企业可以选择通过邮件服务商或安全厂商提供的专业服务，分批次、有针对性的开展安全教育工作。
参考来源：邮件安全篇：如何防止邮件泄密？ | MailABC邮件知识百科